Como fazer o mapeamento de processos da sua imobiliária

O mapeamento de processos é o ponto estratégico para tornar uma imobiliária mais produtiva e lucrativa: em um setor que se utiliza tanto da documentação e formalização — muitas vezes em inúmeras etapas de uma mesma negociação — eles são ainda mais necessários do que em muitas das outras áreas empresariais.
Além disso, processos também são essenciais para a satisfação dos seus clientes. Por isso, é muito importante que a gestão do negócio conte com ferramentas que contribuam para a melhoria das operações rotineiras da imobiliária.
O mapeamento tem como objetivo tornar claros os processos que acontecem no dia a dia da imobiliária. Ele pode ser utilizado para avaliar o atendimento ao cliente, os recursos utilizados pelos corretores para contatar potenciais compradores e uma série de outras ações. Uma vez avaliados, é possível promover alterações para melhorar os serviços prestados pela empresa.

Mapeamento de processos: uma ferramenta essencial para a evolução da imobiliária

Empresas de todos os setores utilizam esta estratégia para encontrar falhas nas suas operações e garantir que seus recursos sejam melhor empregados.

Se uma empresa de tecnologia busca solucionar o desperdício de horas de trabalho dos seus colaboradores, por exemplo, mapear os processos pode ser uma boa forma de identificar em que etapas o tempo está sendo malgasto. O mesmo vale para uma agência de viagens que esteja vendendo pouco. Nesse caso, o mapeamento de processos pode ser utilizado para descobrir quais são os pontos de contato com o cliente que não estão trazendo os resultados esperados.

Se, em ramos menos ligados à documentação e burocracia, essa estratégia traz resultados positivos para as operações, esse resultado é potencializado nas imobiliárias, nas quais também o mapeamento de processos pode ser facilmente implementado.

Ele é eficiente em tornar claras todas as operações envolvidas na compra e venda de imóveis. Ele pode ser utilizado, por exemplo, para:

• Melhorar o atendimento ao cliente;
• Simplificar os processos envolvidos em uma venda;
• Otimizar o tempo dos corretores.

Os passos essenciais para o mapeamento de processos na imobiliária

Existem alguns passos essenciais para que o mapeamento de processos seja bem desenvolvido.

1. Brainstorming

O brainstorming é uma técnica de gestão na qual todos os envolvidos “liberam” suas ideias, que somente em uma fase seguinte serão melhor analisadas e filtradas, elencando-se as apropriadas ao mapeamento do processo.

É o primeiro passo, para garantir que nenhuma pequena parte do processo fique de fora, bem como suas possibilidades de melhoria.

2. Workflow

O Workflow é outra técnica da administração, que busca desenhar o caminho exato para a execução de um trabalho. Por meio de um fluxograma, se define cada ponto decisório e cada passo, utilizando-se de símbolos:

• O retângulo com as arestas arredondadas dá início ao workflow e também marca sua conclusão.
• A seta, requisito básico para interligar os passos, vai do passo anterior até o próximo, indicando qual deve ser ele;
• O retângulo, que é o passo propriamente dito do processo, indica o que deve ser feito e quem (esses dados são inseridos na área interna da figura);
• O losango, que significa um ponto de decisão. Por exemplo: se um determinado resultado for obtido, o losango é ligado por uma seta — saindo de uma de suas arestas — a outra figura, que indica o que fazer. Se o resultado for outro, outra seta partindo de outra aresta indica o caminho alternativo;
• O paralelogramo, que serve para fornecer dados ao fluxo e não implica uma etapa.

3. PDCA

O ciclo PDCA — planejar, fazer, checar e adaptar (em tradução livre dos verbos Plan, Do, Check, Act) acompanha o mapeamento. No ponto atual, põe em prática a execução do workflow definido para testar se ele atende a todas as necessidades do processo ou precisa de ajustes.

4. Documentação

Documentar é tarefa básica: todos os procedimentos operacionais e gerenciais definidos precisam ser corretamente documentados, tornando os processos uma norma dentro da imobiliária.

5. Divulgação

Por fim, é preciso tornar de conhecimento de todos os interessados no processo:

• Stakeholders da imobiliária;
• Equipe de corretores e atendentes internos;
• Gestores de cada área envolvida diretamente ou afetada pelo processo de forma indireta;
• Usuários de sistemas e executores de um ou mais dos passos do processo.

O mapeamento de processos em imobiliárias organiza as atividades internas e põe fim à perda de tempo e de negócios por desorganização, além de eliminar erros por esquecimento de alguma etapa. A sua imobiliária tem processos bem definidos e mapeados? Compartilhe conosco sua experiência!